Datenschutz
Die focused ai GmbH ("wir", "uns") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Bereitstellung unseres Chat-Assistenten erheben, verarbeiten und speichern, und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben.
1. Verantwortlicher
Wir sind nicht der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verantwortlicher ist das Unternehmen, das unseren Chat-Assistenten nutzt und mit uns eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen hat. Bitte wenden Sie sich für datenschutzrechtliche Anfragen direkt an den jeweiligen Verantwortlichen.
2. Anwendungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unseres Chat-Assistenten, der Informationen aus Dokumenten verarbeitet und für die Beantwortung von Nutzerfragen verwendet.
Hinweis: Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO. Unser Chat-Assistent wird von Unternehmen genutzt, die mit uns eine AVV abgeschlossen haben. Alle Datenschutzanfragen sind direkt an das jeweilige Unternehmen zu richten.
3. Welche Daten wir erheben und verarbeiten
Bei der Nutzung unseres Chat-Assistenten können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
a) Direkt durch den Nutzer bereitgestellte Daten:
Name, E-Mail-Adresse und Unternehmenszugehörigkeit (sofern erforderlich für die Authentifizierung)
Inhalte der Dialogen mit dem Chat-Assistenten
b) Automatisch erfasste Daten:
Metadaten der Chats (Zeitstempel, IP-Adresse, verwendete Systemumgebung)
Protokolldaten zur Fehleranalyse
Nutzungsstatistiken zur Optimierung des Dienstes
c) Vom Unternehmen bereitgestellte Daten:
Unternehmensspezifische Dokumente, die in den Chat-Assistenten integriert werden
Konfigurations- und Berechtigungsdaten
4. Zweck der Verarbeitung
Die erhobenen Daten dienen folgenden Zwecken:
Bereitstellung und Betrieb des Chat-Assistenten
Beantwortung von Nutzerfragen auf Basis hinterlegter Dokumente
Verbesserung der Algorithmen durch maschinelles Lernen
Sicherheit und Fehlermanagement
Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen und basiert auf dessen Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DSGVO.
6. Speicherung und Löschung von Daten
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist und nach Weisung des Verantwortlichen. Die jeweiligen Speicherfristen werden durch das Unternehmen als Verantwortlicher festgelegt.
7. Datenweitergabe und Auftragsverarbeitung
Wir geben personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich.
Falls wir Unterauftragsverarbeiter einsetzen, werden diese vertraglich verpflichtet, alle Datenschutzstandards der DSGVO einzuhalten.
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter Einhaltung der Anforderungen von Art. 44 ff. DSGVO.
8. Sicherheit der Daten
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, darunter:
a) Vertraulichkeit
Nutzung der Azure Cloud (keine eigenen betretbaren Datenverarbeitungsanlagen)
Zutritt zu den Büroräumen nur für befugte Mitarbeiter
Zugangskontrolle über Microsoft365-Accounts mit 2-Faktor-Authentifizierung
Role-based Access Control für alle Microsoft Azure Ressourcen
b) Integrität
HTTPS-Verschlüsselung für Datenübertragungen
Audit-Datenbank zur Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
4-Augen-Prinzip bei Löschung oder Korrektur von Daten
c) Verfügbarkeit
Soft Delete mit 30-tägiger Wiederherstellungsmöglichkeit
Geo-Replikation und automatisierte Backups
d) Datenschutz-Management
Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
Externer Datenschutzbeauftragter
2-jähriger Audit durch externen Partner
9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienste oder aufgrund gesetzlicher Anforderungen zu aktualisieren. Die jeweils gültige Version wird auf unserer Website bereitgestellt.
Kontakt
focused ai GmbH
Rheinstraße 194b, 55218 Ingelheim am Rhein
E-Mail: info@focused-ai.tech
Letzte Aktualisierung: 31.01.202